Werkplekorganisatie volgens Lean 5S methodiek
Voor bedrijven verrichten wij allerhande taken omtrent werkplekorganisatie. Daarnaast begleiden we ook naar de lean 5S methode voor werkplekorganisatie, zodat toekomstig zelfstandig een kantoor opgeruimd en georganiseerd blijft.
Wij werken voor bedrijven, maar ook voor particulieren. Hieronder vallen ook mensen die bijvoobeeld thuis werken of ZZP'ers.
Waar helpen we actief mee, zodat u direct een schoon kantoor heeft?
- Organiseren en ordenen van de werkplek
- Administratie en archief op orde brengen
- Efficiënt inrichten van kasten en magazijnen
- Ordenen van archief
- E-mailbestanden ordenen
Wat is Lean 5S methode voor werkplekorganisatie?
Een werkplek die georganiseerd en opgeruimd is, met het juiste gereedschap op de juiste plaats. Makkelijk te vinden, vrij van vuil en overbodige spullen, en goed verzorgd. Dat is waar 5S over gaat.
5S is een methode om orde en netheid op de werkplek te creëren. De naam van de methode is afgeleid van vijf Japanse woorden die beginnen met S: seiri (sorteren), seiton (op orde brengen), seiso (glanzen), seiketsu (standaardiseren) en shitsuke (ondersteunen). De vijf S-methodologie is een bekend Lean-instrument, dat wordt gebruikt om verspilling op de werkvloer tegen te gaan.
Het 5S systeem bestaat uit een stappenplan voor een opgeruimde werkplek. Het biedt overzicht, rust en structuur voor de werknemers, die elke dag slechts drie minuten hoeven te besteden aan het opruimen volgens de 5S-principes. De methode bespaart naar verluidt tot 30 procent aan arbeidstijd, onder meer door kortere loopafstanden en kortere zoektijden naar gereedschap.
De 5 stappen van de lean 5S methode om je werkplek te organiseren
De 5S-methode is een systeem voor werkplekorganisatie dat u helpt afval te verminderen en uw bedrijf efficiënter te runnen. Het is een systeem dat werd ontwikkeld door Toyota in Japan, maar het kan worden gebruikt door elk type organisatie - groot of klein.
De 5S-methode bestaat uit vijf stappen:
Sorteren: Verwijder items uit de werkruimte die overbodig zijn.
Op volgorde zetten: Schik overgebleven items zodat ze gemakkelijk te vinden en te gebruiken zijn.
Schitteren: Houd de werkruimte schoon en vrij van rommel.
Standaardiseren: Creëer een standaard voor hoe dingen worden gerangschikt en schoongemaakt, zodat iedereen het elke keer op dezelfde manier doet.
Onderhouden: Zorg ervoor dat het systeem in de loop van de tijd wordt onderhouden.
7 voordelen van 5S voor een betere en schonere werkplek
7 voordelen van 5S:
Verbetert de veiligheid op de werkplek door minder risico's en een betere huishouding.
Vermindert afval door het elimineren van activiteiten die geen toegevoegde waarde hebben.
Verbetert de productkwaliteit door vermindering van defecten.
Verhoogt productiviteit en efficiëntie door geoptimaliseerde workflow en betere organisatie.
Verbetert het moreel van de werknemers door een betere werkomgeving.
Leidt tot een cultuur van voortdurende verbetering door een kader te scheppen voor toekomstige veranderingsinspanningen.
Wat is de gedachte achter de lean 5S filisofie
In een notendop, 5S is een methodisch systeem van organisatie bedoeld om afval te verminderen en de productiviteit te optimaliseren door het handhaven van een ordelijke werkplek.
Deze filosofie kan worden teruggevoerd op het Toyota Productie Systeem (TPS) van Sakichi Toyoda, die het begin 1900 ontwikkelde in de weefgetouwenfabriek van zijn familie. Na de Tweede Wereldoorlog breidden Kiichiro Toyoda en Taiichi Ohno deze filosofie verder uit om te ontwikkelen wat we nu kennen als de Toyota Way.
Wat is de toyota way?
De Toyota way gaat veel verder. Vooral grote bedrijven die zaken goed willen organiseren in hun bedrijf kunnen hier veel van leren.
Hier wordt de toyota way in het kort uitgelegd:
De Toyota Way is een reeks principes en gedragingen die ten grondslag liggen aan de managementaanpak en het productiesysteem van de Toyota Motor Corporation. Toyota vatte zijn filosofie, waarden en productie-idealen voor het eerst samen in 2001 en noemde het "The Toyota Way 2001". Het bestaat uit principes op twee belangrijke gebieden: voortdurende verbetering en respect voor mensen.
Wat is de toyota manier?
Toyoata is de grondlegger van 'Lean Producing' (Toyota Production System, TPS) en de 'Lean Culture'.
Het raamwerk van de Toyota Way omvat vier belangrijke componenten: Langetermijndenken als basis voor managementbeslissingen; Een proces voor het oplossen van problemen:
-
Waarde toevoegen aan de organisatie door het ontwikkelen van haar mensen
-
Erkennen dat het continu oplossen van kernproblemen het organisatieleren stimuleert.
De Vier Principes zijn: Baseer uw managementbeslissingen op een lange termijn filosofie, zelfs ten koste van financiële doelstellingen op korte termijn. -
Creëer een voortdurende processtroom om problemen aan de oppervlakte te brengen.
-
Gebruik "pull" systemen om overproductie te vermijden.
-
Level de werklast (Heijunka). (Werk als de schildpad, niet als de haas). Bouw een cultuur van stoppen om problemen op te lossen, om kwaliteit in één keer goed te krijgen.
-
Gestandaardiseerde taken zijn de basis voor continue verbetering en empowerment van werknemers.
Hoe implementeer je de Lean 5S filosofie?
Om uw processen te stroomlijnen en efficiënter te maken is het goed om eerst op de hoogte te zijn van de lean 5S-filosofie. Daarvoor is het handig dat u een personal organizer inhuurt die hierin gespecialiseerd is en u hierbij kan assisteren.
Voordat u 5S kunt implementeren, is het belangrijk dat werknemers begrijpen wat de 5S filosofie inhoudt en waarom het wordt geïmplementeerd. Het is ook belangrijk voor hen om de voordelen van 5S te begrijpen. Door hen vanaf het begin op de hoogte te brengen, kunnen ze zich beter bij het proces aansluiten.
U moet een gedetailleerd plan hebben voordat u 5S gaat implementeren. Dit zal helpen ervoor te zorgen dat uw hele organisatie op dezelfde lijn zit wanneer het tijd is om te beginnen met de implementatie van 5S. Het plan moet het volgende bevatten:
De doelen die u probeert te bereiken door 5S te implementeren
Hoe u 5S gaat implementeren in uw organisatie
Wie verantwoordelijk is voor elk onderdeel van het implementatieproces
Welke middelen beschikbaar zijn om de implementatie soepel te laten verlopen
Hier leest u hoe u 5S in uw organisatie kunt implementeren:
Sorteren (in het Japans Seiri)
Dit is de eerste stap die u moet nemen als u 5S in de praktijk wilt brengen. Het bestaat uit het verwijderen van onnodige spullen van uw werkplek, zodat iedereen de ruimte heeft die hij nodig heeft om zijn werk goed te doen.
Op orde brengen (in het Japans Seiton)
Als je alle rommel van je werkplek hebt verwijderd, is het tijd om dingen weer op hun juiste plaats te zetten. Als u het goed doet, zal iedereen kunnen vinden wat hij nodig heeft wanneer hij het nodig heeft. Het feit dat alles op de juiste plaats staat, helpt ook fouten te voorkomen bij het in elkaar zetten van producten of het uitvoeren van procedures.
Glanzen (In het Japans Seiso)
Dit is de stap waar je alles schoonmaakt. Het is belangrijk om alles zo goed als mogelijk schoon te maken om een beeld te krijgen van hoe schoon het kan zijn.
Tip: maak foto's van de situatie, zodat je later kunt terugkijken hoe het eruit zag toen jullie de 5S stappen hadden voltooid.
Standaardizeren (In het Japans Seiketsu)
Dit heeft alles te maken met handhaven. Zorg ervoor dat alles zo blijft, zoals het is. Refereer naar de foto's als er wordt afgeweken van de gewenste situatie.
Onderhouden (In het Japans Shitsuke)
Houd de discipline vol om 5S onderdeel te maken van uw bedrijfscultuur. Gebruik voortdurende verbetermethodes om deze gewoonten permanent te maken.
In principe draait alles om discipline. Het is belangrijk dat dit ingebakken wordt bij uw personeel. U zult er uiteindelijk de vruchten van plukken.
Niet alles gaat in een keer goed en er moet wel eens iets verandert worden. In dat geval moet er een procedure komen om veranderingen aan te vragen en te registreren. Maak nieuwe foto's en of zelfs een tekening van de ruimtes en de spullen die er in horen te staan.
Alles wat er niet mag staan kunt u ook stickeren. Koop opvallende rode of gele stickers en plak ze op spullen die niet aanwezig mogen zijn in de ruimte.
Als een gedeelte niet georganiseerd is moet er ingegrepen worden. Hiervoor moet ook iemand verantwoordelijk zijn. In principe moeten al uw medewerkers ingrijpen, maar maak bepaalde mensen verantwoordelijk voor bepaalde zaken.
Bij deze methode moet je blijven controleren en evalueren.
Lean 5S evalueren, na een tijdje dat u deze geïmplementeerd heeft
Wij adviseren u om te evalueren na een periode waarin u uw Lean 5S project heeft geïmplementeerd. Evalueren is belangrijk om te zien of de resultaten zijn zoals verwacht en zo niet, waarom niet? Op deze manier kunt u ook zien waar verbeteringen kunnen worden aangebracht. Wij hebben een feedback formulier opgesteld waarmee u na verloop van tijd een evaluatie kunt doen. U kunt dit formulier hier vinden.
Naast het evalueren van de resultaten is het ook belangrijk om te evalueren of uw medewerkers nog steeds geëngageerd zijn. Ook dit kunt u doen met behulp van onze vragenlijst.